Un formulaire multi-moments demande à chaque foyer s'il vient à la mairie, au cocktail, au dîner, au brunch — plutôt qu'un seul « oui » global. C'est la seule façon d'obtenir des effectifs par créneau exploitables pour le lieu et le traiteur.
Sans ce découpage, vous découvrez le samedi que trente personnes « oui » pensaient ne venir qu'au vin d'honneur, pendant que le dîner est surbooké ou sous-estimé. Oui et Vous aligne les cases du formulaire sur les jalons de votre événement et exporte le détail en un clic.
N'activez un moment que s'il change réellement un devis, une capacité de salle ou un plan de transport.
Mairie / cérémonie civile — salle souvent petite ; liste restreinte fréquente
Cérémonie religieuse ou laïque — effectif pour chaises, livrets, ordre d'entrée
Cocktail / vin d'honneur — consommation et durée différentes du dîner
Dîner — cœur du devis traiteur et du plan de table
Soirée dansante seule — si vous invitez une vague « after » distincte
Brunch J+1 — catering du lendemain, souvent sous-estimé
Inutile de créer un moment « discours des témoins » ou « découpe de gâteau » : personne ne RSVP pour ça, et vous noyez le formulaire. Quatre moments bien nommés battent huit cases confuses.
Configurer les moments dans Oui et Vous
La configuration suit le besoin terrain, pas l'inverse.
Lister avec le traiteurQuels headcounts distincts facturent-ils vraiment ?
Créer un moment par headcountLibellé court, identique au programme du site.
Règles de cohérenceEx. dîner sans cocktail possible ; documentez-le en une phrase d'aide.
Tester un foyer type« Parents +2 » qui ne viennent qu'au dîner, cousin mairie seule, etc.
Exporter un jeu d'essaiVérifiez que les colonnes du tableau correspondent à vos prestataires.
Si un moment est réservé à une sous-liste (mairie familiale), combinez invitations ciblées et formulaire : seuls les foyers concernés voient ou reçoivent ce créneau, selon votre organisation.
Libellés clairs pour éviter les hésitations
L'invité doit cocher sans vous écrire « vous voulez dire le vin d'honneur ou le dîner ? ».
Bons libellés : « Cérémonie à la mairie (11 h) », « Vin d'honneur au domaine (17 h) », « Dîner assis (20 h) », « Brunch du dimanche (11 h) ». L'heure courte dans le libellé réduit les erreurs.
Libellés faibles : « Jour J », « Réception », « After », « Party » — trop vagues pour un export. Alignez aussi le programme sur le site : mêmes mots, même ordre.
Lire et exploiter les effectifs par créneau
Le tableau de bord ne sert pas qu'à savoir « qui a répondu » : il sert à négocier le devis final.
Vue par moment — confirmés / en attente / déclinés pour chaque créneau
Écart cocktail vs dîner — classique : plus de monde au vin d'honneur
Brunch — souvent 40–60 % du dîner ; ne le dimensionnez pas au feeling
Relances ciblées — foyer confirmé dîner mais silence sur le brunch
Export — une feuille pour le traiteur, une pour le lieu, sans retraitement manuel
Gèlez une première estimation à la date limite, puis une version finale quelques jours avant. Les multi-moments rendent ces deux instantanés bien plus parlants qu'un total unique.
Cas particuliers : +1, enfants, présence partielle
Le foyer répond pour plusieurs personnes ; chaque moment peut diverger.
Exemple : les parents viennent au dîner, l'adolescent uniquement au brunch, le +1 seulement au cocktail. Le formulaire multi-moments de Oui et Vous doit permettre de refléter ces écarts sans créer trois comptes.
Précisez dans l'aide du formulaire : « Indiquez pour chaque moment qui sera présent. » Si les enfants ne sont pas conviés au dîner, dites-le sur le site et n'ouvrez pas ce moment aux foyers concernés — mieux vaut prévenir que corriger vingt RSVP.
Erreurs fréquentes à éviter
Trop de moments — fatigue et réponses bâclées
Noms différents site / formulaire — hésitation garantie
Un seul « oui » puis tableur parallèle — vous perdez le bénéfice du multi-moments
Oublier de relancer les partiels — dîner OK, brunch vide de réponses
Changer les moments après 80 % de réponses — invalide les exports ; anticipez
Pas de date limite — créneaux impossibles à figer pour le traiteur
Corrigez ces points avant l'envoi des invitations : rectifier un multi-moments en cours de collecte est bien plus coûteux que de bien le poser au départ.
Passer à l'action
Activez vos moments, alignez le programme et collectez des effectifs propres avec Oui et Vous — jusqu'à 20 personnes en offre gratuite, 123 thèmes, export prêt pour vos prestataires.
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