Espace professionnel : gestion RSVP pour prestataires événementiel

L'espace professionnel Oui et Vous : pour qui, pour quoi ?

Vous êtes wedding planner, agence événementielle, traiteur, lieu de réception, photographe, vidéaste, fleuriste, DJ, orchestre, décorateur, pâtissier, coiffeur-maquilleur, célébrant, créateur faire-part, régisseur technique, loueur matériel, organisateur de séminaire ou de gala : la gestion des confirmations de présence fait partie de votre quotidien. Pourtant, beaucoup de prestataires jonglent encore entre tableurs partagés, captures d'écran WhatsApp et fichiers Excel que personne n'ose ouvrir le jour J. L'espace professionnel Oui et Vous centralise cette charge dans un outil pensé pour le B2B événementiel : vous ouvrez un dossier client, vous paramétrez l'événement, vous diffusez un lien RSVP mobile aux invités, et vous pilotez les effectifs en temps réel — sans mélanger les données de vos différents mandats.

Contrairement à un compte couple classique, l'espace pro vous permet de gérer plusieurs mariages ou événements en parallèle, chacun isolé dans son dossier. Un crédit correspond à un dossier client activé ; vous achetez des packs de crédits selon votre volume annuel, avec une validité de 12 mois. 3 formules sont disponibles pour s'adapter à un indépendant comme à une agence structurée.

Si vous cherchez une solution française, hébergée en Europe, avec une interface claire et un support qui comprend la réalité du terrain, vous êtes au bon endroit. Créez votre compte professionnel en quelques minutes, explorez l'espace pro, puis activez votre premier dossier quand un client vous confie la coordination RSVP.

Les douleurs que nous résolvons au quotidien

Les retours de nos utilisateurs professionnels se ressemblent étonnamment, quel que soit le métier. Voici les irritants les plus fréquents :

• Versions contradictoires — le couple, le traiteur et le lieu ont chacun leur fichier avec des chiffres différents
• Relances chronophages — des dizaines de messages individuels pour obtenir une réponse manquante
• Allergies et régimes oubliés — une information notée sur un post-it, jamais transmise à la cuisine
• Multi-moments mal gérés — vin d'honneur, dîner, brunch : qui vient à quoi ?
• Image brouillonne — un Google Form envoyé en urgence ne reflète pas la qualité de votre prestation
• Stress RGPD — héberger des listes d'invités sur un Drive personnel sans cadre clair

Ces problèmes ne sont pas anodins : une erreur d'effectif se paie en tension avec le client, en surplus facturé ou en tables mal dimensionnées. Un outil dédié ne remplace pas votre expertise humaine, mais il libère du temps pour ce qui compte — la relation, la créativité, l'exécution le jour de l'événement.

Comparer Oui et Vous à un simple tableur, c'est mesurer l'écart entre « stocker des lignes » et « orchestrer une expérience invité ». Le tableur ne propose ni formulaire mobile, ni codes famille, ni verrouillage des réponses, ni export propre pour vos partenaires.

Workflow type dans l'espace professionnel

Voici comment s'organise un mandat RSVP de bout en bout avec Oui et Vous :

1. Ouverture du dossier clientVous consommez un crédit et créez l'espace dédié au couple ou à l'organisateur. Le dossier reste distinct de vos autres mandats.
2. Paramétrage de l'événementTitre, date, lieux, message d'accueil, moments (cérémonie, cocktail, dîner, brunch…).
3. Import des famillesListe initiale, codes d'accès par foyer, tailles de groupe, enfants.
4. Diffusion du lien RSVPE-mail, WhatsApp, QR code sur le faire-part — les invités répondent sur téléphone en quelques secondes.
5. Suivi et relancesTableau de bord : présents, absents, en attente. Relances ciblées sans harceler tout le monde.
6. Exports et partageEffectifs pour le traiteur, allergies, plan de table — une source unique de vérité.

Ce flux s'adapte à chaque métier : un wedding planner pilote l'ensemble ; un traiteur se concentre sur les effectifs repas ; un domaine vérifie la capacité salle par moment. L'outil reste le même ; votre angle d'utilisation change.

Depuis l'espace pro, vous retrouvez tous vos dossiers actifs, votre solde de crédits et l'historique de vos achats de packs.

Packs de crédits : comment ça marche ?

Le modèle économique de l'espace professionnel repose sur des packs de crédits clients. Règle simple : 1 crédit = 1 dossier client activé. Une fois le dossier ouvert, vous configurez l'événement, importez les invités et gérez les RSVP jusqu'à la clôture — sans abonnement mensuel caché pour ce mandat.

3 packs sont proposés, du volume modeste (idéal pour tester l'outil sur deux ou trois mariages) au format agence (pour les structures qui enchaînent les dossiers toute la saison). Les remises progressent avec le volume : plus vous anticipez votre saison, plus le coût unitaire baisse. Chaque pack acheté est valable 12 mois : vous pouvez acheter en amont de la haute saison sans craindre une expiration immédiate.

Quand acheter un pack ? Trois signaux concrets : vous signez un nouveau mandat coordination RSVP ; votre solde tombe à un crédit et un gros mariage arrive ; vous voulez verrouiller un tarif avant la rentrée des demandes. À l'inverse, inutile d'acheter quinze crédits si vous n'activez qu'un dossier par an — commencez petit, constatez le gain de temps, puis montez en gamme.

Le couple final peut aussi utiliser Oui et Vous en direct depuis la page d'accueil ; en tant que pro, vous ajoutez la valeur de la structuration, du suivi et de la coordination multi-prestataires.

RGPD : votre rôle de responsable de traitement

En B2B événementiel, la conformité n'est pas optionnelle. Lorsque vous gérez les RSVP pour le compte d'un client, vous traitez des données personnelles (noms, e-mails, téléphones, allergies, parfois enfants). Oui et Vous agit en sous-traitant technique : hébergement, stockage, outils de formulaire et d'export. Vous restez responsable de traitement vis-à-vis des invités et de votre client mandant.

Concrètement, cela implique d'informer le couple (ou l'entreprise) que vous utilisez Oui et Vous, de limiter les accès à votre équipe, et de ne pas réutiliser les coordonnées à d'autres fins commerciales sans base légale. L'infrastructure est hébergée en Europe ; les données ne partent pas vers des clouds opaques hors UE.

Comparer cela à un tableur Google partagé « en vrac » : qui a accès ? Combien de temps les données restent-elles ? Qui répond en cas de demande d'effacement ? Avec un dossier structuré, vous gardez la maîtrise et vous rassurez des clients de plus en plus sensibles à ces questions — surtout pour les mariages haut de gamme et les événements corporate.

RSVP mobile et événements multi-moments

La majorité des invités répondent depuis leur smartphone, souvent le soir, parfois dans les transports. Un formulaire illisible sur petit écran tue le taux de réponse. Oui et Vous est pensé mobile first : boutons larges, textes aérés, parcours court. Pas d'application à installer ; un lien suffit.

Les mariages et grands événements ne se résument plus à un dîner unique. Vin d'honneur, cérémonie laïque, brunch du lendemain, after-party : chaque invité peut confirmer moment par moment. Vous évitez le classique « je croyais qu'il venait seulement au cocktail ». Les effectifs par créneau alimentent directement la logistique du traiteur, du DJ ou du groupe musical.

Les codes famille sécurisent l'accès : chaque foyer dispose de son identifiant, sans créer de compte invité. Pratique pour les listes fournies par les parents, les listes fusionnées ou les événements où plusieurs personnes répondent pour un même groupe.

Dossiers clients et coordination multi-prestataires

Chaque mandat vit dans son dossier client : pas de mélange entre le mariage Martin en juin et le séminaire Dubois en septembre. Vous nommez le dossier, vous y rattachez l'événement, vous archivez une fois la fête passée. Votre tableau de bord pro affiche l'ensemble de votre portefeuille en un coup d'œil.

Cette séparation rassure les couples qui ne veulent pas que leurs invités apparaissent dans un fichier commun avec d'autres clients. Elle vous permet aussi de facturer proprement : un crédit par mandat, une traçabilité claire.

La coordination gagne en fluidité : le photographe consulte le planning des moments ; le décorateur connaît les effectifs par salle ; l'agence pilote l'ensemble depuis le même outil. Fini les exports CSV envoyés par e-mail avec « voici la version de mardi ».

Tableur ou Oui et Vous : comparaison honnête

Le tableur Excel ou Google Sheets reste tentant : gratuit, familier, omniprésent. Mais dès que dépassent une cinquantaine d'invités et deux moments de réception, les limites apparaissent.

• Saisie invité — tableur : vous centralisez tout ; Oui et Vous : les invités saisissent eux-mêmes, moins d'erreurs de retranscription
• Mobile — tableur : lecture possible, saisie pénible ; Oui et Vous : formulaire dédié
• Multi-moments — tableur : colonnes multiples, confusion ; Oui et Vous : cases par créneau intégrées au RSVP
• Relances — tableur : manuelles ; Oui et Vous : filtres « en attente » et envois ciblés
• Image — tableur : technique ; Oui et Vous : page soignée alignée sur le faire-part
• Multi-clients pro — tableur : risque de mélange ; Oui et Vous : dossiers isolés

Le tableur garde sa place pour des analyses ponctuelles ou des exports comptables. La source de vérité RSVP, elle, mérite un outil conçu pour l'événementiel.

Pages par métier et prochaines étapes

Chaque professionnel a des priorités différentes. Nous avons rédigé des guides dédiés pour approfondir votre cas d'usage :

• Wedding planner — coordination globale, relation couple, planning multi-prestataires
• Agence événementielle — volume de dossiers, équipe, standardisation des process
• Traiteur — effectifs, allergies, régimes, service par moment
• Décorateur événementiel — capacités par espace, ambiance et logistique
• DJ et animation — ambiance, requests, coordination timing
• Orchestre et groupes — cérémonie, cocktail, piste de danse
• Lieux et domaines — jauges, options salle, mariages multiples
• Photographe mariage — planning, moments clés, coordination

Prêt à structurer votre saison ? Inscrivez-vous sur l'espace professionnel, parcourez l'présentation de l'offre pro, puis activez votre premier dossier client. Vous gagnerez en clarté dès le premier mariage piloté — et vos clients le remarqueront.