Créer un RSVP en ligne, de A à Z

Le parcours en un coup d'œil

Avant d'entrer dans le détail, voici la logique générale. Vous, organisateur, préparez tout dans votre espace personnel. Vos invités, eux, reçoivent un lien et répondent en deux minutes, sans créer de compte. Entre les deux, Oui et Vous fait le lien : page élégante, formulaire clair, notifications et tableau de bord.

1. Vous créez le compte et l'événement.
2. Vous listez les invités et personnalisez la page.
3. Vous envoyez les invitations avec le lien RSVP.
4. Vos invités confirment présence, absences et effectifs.
5. Vous suivez tout en direct et finalisez la logistique.

C'est tout. Pas de tableur partagé, pas de messages « tu confirmes ? » répétés dans dix conversations différentes. Un seul outil, une seule source de vérité.

Étape 1 — Créer votre compte organisateur

Cliquez sur Créer un compte gratuit. L'inscription demande une adresse e-mail et un mot de passe : aucune carte bancaire n'est requise pour démarrer. Après validation de votre e-mail, vous accédez au tableau de bord, point de départ de toute votre organisation.

Le compte est réservé à l'organisateur (ou aux co-organisateurs qui partagent les accès). Vos invités n'auront jamais besoin de s'inscrire : ils répondront uniquement via le lien que vous leur enverrez. Cette distinction est essentielle pour comprendre la simplicité du système.

Astuce : notez vos identifiants et testez d'abord le parcours avec un proche avant l'envoi massif des invitations.

Étape 2 — Créer votre événement

Depuis le tableau de bord, lancez la création de votre événement. Renseignez le titre (par exemple « Mariage de Julie et Marc »), la date, la ville ou l'adresse, et un message d'accueil qui s'affichera sur la page RSVP. Ce texte accueille vos invités et peut rappeler le dress code, les horaires généraux ou le ton de la fête.

À ce stade, vous avez déjà une base solide : une page identifiable, prête à accueillir le programme et les invités. Que ce soit un mariage, un baptême ou un séminaire, la structure reste identique — seuls le contenu et le style changent.

Étape 3 — Structurer le programme (si besoin)

Beaucoup d'événements ne se limitent pas à un seul moment. Pour un mariage, vous pouvez créer des sous-événements : mairie, cérémonie laïque, vin d'honneur, dîner, brunch du lendemain. Pour un séminaire : accueil café, plénière, déjeuner, ateliers.

Chaque moment a son horaire et son libellé. Ensuite, vous assignerez les invités aux moments qui les concernent : toute la famille au dîner, seulement les proches à la mairie, les collègues au cocktail uniquement. Vos invités ne verront que les étapes auxquelles ils sont conviés, ce qui évite toute confusion.

Si votre événement est simple (une seule soirée, un seul lieu), un seul moment suffit. Vous pourrez toujours en ajouter plus tard sans perdre les réponses déjà reçues.

Étape 4 — Ajouter vos invités

Direction la section Invités. Ajoutez les familles une par une (nom, e-mail, téléphone optionnel) ou importez un fichier CSV si vous avez activé la gestion complète. Chaque foyer reçoit un code famille et un lien RSVP personnel : ce lien intègre déjà l'accès de l'invité, sans qu'il ait à le saisir.

Pour chaque invité, vous pouvez préciser à quels sous-événements il est convié. Le compteur de personnes attendues se met à jour au fil des réponses. En offre gratuite, vous pouvez suivre jusqu'à 20 personnes attendues — largement suffisant pour tester ou pour un événement intimiste.

Prenez le temps de vérifier l'orthographe des noms et la validité des adresses e-mail : un lien bien envoyé, c'est une réponse de plus.

Étape 5 — Personnaliser la page RSVP

Vos invités verront une page à votre image. Dans Paramètres → Apparence RSVP, choisissez un thème graphique (mariage romantique, baptême, entreprise…), ajustez les couleurs, l'image d'en-tête et les textes d'accueil. Un aperçu en direct vous montre le rendu final avant publication.

Profitez-en pour rédiger vos messages d'invitation e-mail et WhatsApp dans les sections dédiées. Des variables comme {guest_name} ou {rsvp_link} personnalisent chaque envoi automatiquement. Vous gagnez du temps et vos invités se sentent attendus nominativement.

Le bloc « Programme du jour J » peut être affiché ou masqué selon vos préférences. Pour le détail de chaque réglage, consultez le guide fonctionnement et réglages.

Étape 6 — Envoyer les invitations

Quand tout est prêt, envoyez les invitations. Depuis la fiche de chaque invité ou en masse, déclenchez l'envoi par e-mail ou copiez le message WhatsApp prérempli. Chaque message contient le lien RSVP personnel de la famille : un clic suffit pour ouvrir sa page.

Vous pouvez aussi imprimer un QR code sur vos faire-part papier : l'invité scanne et arrive directement sur son formulaire, sans code à taper. Le code famille reste indiqué dans le message à titre de référence (relance orale, support papier), mais vos invités n'ont pas à le recopier.

Conseil : fixez une date limite de réponse dans votre message (dix à quinze jours avant le traiteur ou la salle) pour anticiper les relances. Notre guide invitations digitales détaille les bonnes pratiques de rédaction et d'envoi.

Étape 7 — Recevoir et suivre les réponses

Dès qu'un invité valide son formulaire, sa réponse apparaît dans votre tableau de bord. Vous voyez qui est présent, absent, en attente ou partiel (présent à un moment, absent à un autre). Un e-mail de notification vous alerte à chaque nouvelle réponse pour ne rien manquer.

L'invité reçoit lui aussi un e-mail récapitulatif avec ses choix enregistrés. Il peut modifier sa réponse tant que vous ne l'avez pas verrouillée — utile en cas d'erreur ou de changement de programme. Vous pouvez aussi débloquer manuellement une réponse depuis la fiche invité.

Le tableau de bord distingue clairement les familles « en attente » : relancez-les au bon moment, sans harceler ceux qui ont déjà répondu. Les effectifs par sous-événement vous aident à chiffrer le traiteur, les chaises et le plan de table.

Exemple concret : un mariage en cinq semaines

Semaine 1 — Création du compte, de l'événement et des sous-événements (mairie, vin d'honneur, dîner). Semaine 2 — Saisie des invités et choix du thème. Envoi d'un test à deux proches pour valider le parcours. Semaine 3 — Envoi des invitations officielles par e-mail et WhatsApp. Semaines 4 et 5 — Suivi des réponses, relances ciblées, export des effectifs pour le traiteur.

Ce calendrier est indicatif : certains couples envoient les invitations trois mois avant, d'autres six semaines. L'important est de garder une séquence logique — d'abord structurer, ensuite inviter, enfin relancer — plutôt que de tout faire dans le désordre.

Ce que vos invités voient (en quelques clics)

Pour rassurer ceux qui ne sont pas à l'aise avec le numérique, voici le parcours réel côté invité. Pas d'application à installer, pas de compte à créer, pas de code à recopier : le lien reçu ouvre directement sa page personnelle.

1. Cliquer sur le lien reçuPar e-mail, WhatsApp ou QR code — l'accès de la famille est déjà inclus dans l'URL.
2. Consulter la pageProgramme, message d'accueil et moments auxquels il est convié.
3. Remplir et validerPrésence par moment, nombre de personnes, remarques éventuelles.

Sur téléphone comme sur ordinateur, la page s'adapte. Les boutons de réponse restent clairs et visibles. C'est cette simplicité qui augmente le taux de réponse — et qui vous évite de courir après les confirmations au dernier moment.

Questions fréquentes sur la création d'un RSVP

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